1. Est-ce le logiciel peut être installé sur plusieurs PC ?

    Non, le logiciel ne peut être installé que sur un seul PC.

  2. Comment faire pour télécharger mon logiciel sur un nouvel ordinateur ?

    Si vous n'avez plus le logiciel Time Box nous pouvons vous le fournir sur simple demande par mail.

  3. Si un salarié perd son badge, que dois-je faire ?

    Chaque salarié a un numéro de badge qui lui est affecté dans le logiciel pour qu’il soit reconnu par la pointeuse.
    Récupérez les derniers pointages dans la pointeuse, puis si besoin enregistrez manuellement les horaires sur la fiche du salarié.

    Ensuite pour lui affecter un nouveau badge, accédez au menu "Paramétrage/Salariés" et modifiez la fiche salarié :
    - Sélectionnez le salarié dont vous souhaitez modifier la fiche
    - Effectuez la modification du nouveau numéro de badge
    - Validez votre opération

  4. En cas de perte de la clé USB, que dois-je faire ?

    La plupart des clés USB du commerce sont compatibles. Il suffit de l’initialiser dans le logiciel.

    Pour initialiser une clé, vous devez rentrer dans le menu "Système/Matériel" :
    - Insérez la nouvelle clé dans le port USB du PC d’exploitation
    - Cliquez sur le bouton "Initialisation de la clé de déchargement"
    - La pointeuse reconnaîtra alors la nouvelle clé.

  5. Comment récupérer les badgeages perdus ?

    Tout dépend de la nature de la perte. Avec le produit TimeBox tous les badgeages restent stockés dans le terminal. Si le terminal n'est pas endommagé il est possible de restaurer les badgeages contenu dans les terminaux en demandant une synchronisation complète. Les salariés doivent être créés dans le logiciel auparavant.

  6. Que se passe t-il si je perds ma clé USB avec les derniers transferts de pointages qui ne sont pas encore chargés sur PC ?

    Il suffit d’initialiser une autre clé USB en suivant la procédure précédente. Puis, réinsérer la nouvelle clé dans la pointeuse pour récupérer les dernières données. La pointeuse a une capacité de mémorisation de 10000 pointages et charge l’ensemble des pointages à chaque transfert.

  7. Comment remplacer la clé USB ?

    Une clé USB standard peut être utilisée sans problème pour réaliser le transfert de données entre le terminal et le logiciel. Il faut au préalable initialiser la clé à l'aide du logiciel Time Box sur PC.

  8. Que se passe t-il avec Time Box quand la pointeuse a atteint sa capacité totale de 10 000 pointages ?

    La pointeuse est munie d’un système intelligent qui lui permet de remplacer automatiquement les données dès que la capacité de stockage est atteinte. La mémoire de la pointeuse est organisée pour que le 10001ème pointage prenne automatiquement la place du 1er pointage.

  9. Si je souhaite des badges supplémentaires, comment puis-je me réapprovisionner ?

    Connectez-vous sur le site de timebox.fr dans le menu "Boutique", vous aurez la possibilité de commander des badges supplémentaires par lot de 10.

  10. Que se passe t-il si un salarié pointe sa fin de journée de travail après minuit ?

    Dans ce cas de figure, si le premier badgeage d'entrée a été réalisé avant minuit, la sortie sera notée sur la journée de la veille. Le système pourra ainsi calculer le temps de travail de ce salarié de nuit.

  11. En cas de coupure de courant, comment réagit la pointeuse ?

    Time Box X4 : Une batterie interne permet de continuer à badger pendant 30 minutes. Puis la pointeuse se met en veille tout en conservant les badgeages enregistrés.
    Time Box X1 : En cas de coupure de courant, il n'est plus possible de badger mais les données sont sauvegardées.

  12. Une personne non habilitée peut-elle récupérer les pointages sur la pointeuse ?

    La récupération des données de la pointeuse par clé USB est protégée car elle ne peut se faire qu’avec une clé initialisée au préalable dans le logiciel. Le transfert des données ne peut se faire que si la pointeuse reconnaît l’inscription faite dans la clé.

  13. Quelles sont mes obligations lors de la mise en place d’une badgeuse ? Doit-on effectuer une déclaration à la CNIL ?

    La mise en place d’un système de gestion du temps de travail génère un ensemble de données traitées de manière automatisées (nom, prénoms, heure d’arrivée, heure de sortie…), parmi lesquelles des données personnelles. Ces dernières entrent dans le champs du Règlement Général pour la Protection des Données à caractère personnel, entré en application le 25 mai 2018.

    Depuis cette date, il n’est plus nécessaire de faire une déclaration auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés - CNIL. (cliquez ICI pour plus de détails).

    En revanche, vous devenez « Responsable du Traitement » des données personnelles recueillies dans le cadre de la gestion des temps de travail.

    Vous devez :
    1. Protéger ces données (sécuriser l’archivage, éviter les fuites et les violations de ces données) ,
    2. Informer les personnes concernées et leurs représentants (voir conditions de cette information ICI) et assurer le respect des Droits des personnes relatives à leurs données (droit de consultation, de modification, droit à l’oubli…) ,
    3. Tenir à jour un document nommé « registre de traitement » expliquant les opérations que vous réalisez avec ces données (Cliquez ici pour accéder à notre modèle de registre de données Time Box). ,
    4. Respecter le temps de conservation de ces données - 5 ans en France (voir recommandations de la CNIL ICI) - et les supprimer au-delà.


    La CNIL résume ce qu'il faut savoir et faire concernant l'utilisation d’un contrôle de temps de travail le lieu de travail. Pour en savoir plus, cliquez ici.

  14. Les IRP et la gestion du temps de travail ?

    Toute mise en place de système de gestion du temps de travail nécessite une consultation des INSTITUTIONS REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL (IRP) :

    Extrait de l’Article L. 2312-38 : Le comité social et économique est informé, préalablement à leur utilisation, sur les méthodes ou techniques d'aide au recrutement des candidats à un emploi ainsi que sur toute modification de celles-ci.
    Il est aussi informé, préalablement à leur introduction dans l'entreprise, sur les traitements automatisés de gestion du personnel et sur toute modification de ceux-ci. Le comité est informé et consulté, préalablement à la décision de mise en œuvre dans l'entreprise, sur les moyens ou les techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés.

    Pour plus d’information sur les articles de Loi en lien avec la consultation des IRP : cliquez ici pour retrouver l’article L.2312-38 complet et l’article L.2312-17.